Sistema Gestione Pratiche completo in Cloud - Software in Cloud per studi professionali


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iPratiche Gestione Pratiche in Cloud
Gestisci le Pratiche dello Studio
coinvolgendo i tuoi Clienti !!!

L'unico software in Cloud che non ha rivali con accesso multilivello illimitato orientato ai partecipanti (Studio + Clienti + Utenti) per gestire le pratiche di qualsiasi tipo con funzioni aggregate e modulare

Il tuo processo di lavoro diventerà un piacevole Journey. Garantito!!!
GESTIRE LE PRATICHE NON È STATO MAI COSÌ FACILE E VELOCE!

nnovativo

ntuitivo

llimitato

iPratiche è un cambio di prospettiva
Il primo ed unico sistema orientato ai tuoi clienti per facilitare il processo della complessa gestione delle pratiche e di acquisizione documenti e tanto di più!
Dopo il successo con i sistemi Gestione/Condivisione Documenti e Calcolo Automatico Preventivi Atti Notarili, nasce la piattaforma modulare iPratiche - marchio depositato presso l'UIBM Ufficio Italiano Brevetti e Marchi - Gestione Pratiche in Cloud (disponibile anche on premise) per l'automazione dei processi aziendali.

iPratiche è il tuo software in Cloud inedito che raggruppa varie metodologie come il PMS (Project Management System), BPM (Business Process Management), DMS (Documentation Management Systems), DTM (Digital Transaction Management), BPI (Business Process Improvement), WMS (Workflow Management System), CRM (Customer Relationship Management) ecc. il cui fine ultimo è il miglioramento del processo di lavoro nel tuo Studio Professionale a un prezzo che non ti aspetti. iPratiche è stato sviluppato per la governance dei dati adottando approcci come le UX / UI design per renderlo estremamente facile nell'utilizzo e per l'espandibilità / evoluzione futura del sistema con nuovi moduli anche dedicati: il sistema è stato progettato nell'ottica di ospitare processi di lavoro differenti tra loro e per attività diverse.
 
iPratiche è la soluzione ottimale per la gestione delle Pratiche, orientata ai tuoi clienti per facilitare il processo della complessa gestione delle pratiche e di acquisizione documenti.
iPratiche Step
Ad esempio: nel corso dell'istruttoria della pratica negli Studi Notarili, le parti tendono a fornire con resistenza i documenti richiesti e spesso si oppongono alla loro necessità; inoltre, nel corso del tempo sono frequenti le richieste di chiarimento circa i documenti/informazioni ancora mancanti. Chiamano avvocati, mediatori, clienti, banche ... quasi sempre chiedendo "manca ancora qualcosa?", quando magari manca ancora tutto e non è stato fornito ancora nulla. Il sistema è in grado di risolvere anche queste problematiche ricordando periodicamente alle parti di consegnare i documenti richiesti, di completare i compiti assegnati tramite le notifiche via Email / SMS evitando il rischio di arrivare al giorno della stipula con la mancanza di documenti essenziali.
ALCUNI VANTAGGI PUNTI DI FORZA
Superiamo le aspettative!
Ottimizza i processi di lavoro
Il sistema consente di creare e gestire pratiche di qualsiasi natura: Gestione colloqui, contatti, preventivi, archiviare e condividere file, creare dei compiti e assegnarli a clienti specifici, risolve le problematiche nel processo di acquisire i documenti occorrenti per le pratiche.
Risparmio di denaro, tempo e risorse
Con iPratiche è possibile semplificare l’attività lavorativa, ridurre costi e tempi nel life cycle aziendale dell'80% circa, migliorando la qualità e l'efficienza produttiva di oltre il 40%. iPratiche migliora l’efficienza complessiva in termini di risparmio denaro, tempo e risorse.
Feedback dei tuoi Clienti
iPratiche migliora: il flusso di lavoro, le comunicazioni tra le parti e il feedback dei clienti. Adottando strumenti innovativi come iPratiche vi è la possibilità di incrementare almeno del 20% la propria attività.
Innovativo e Intuitivo
Il sistema adotta approcci come la User Experience design per rendere estremamente facile il processo di gestione. Infatti l'utilizzo del sistema è semplice ed intuitivo pensato per l'utilizzo quotidiano.
La sicurezza dei fascicoli: il digitale è più sicuro della carta.
In iPratiche, il business continuity e disaster recovery sono by default. Inoltre, potrai avere copie di backup del proprio archivio da custodire personalmente nei tuoi dispositivi. Per altro, le copie digitali sono sicuramente meno ingombranti dell’archivio cartaceo.
Copia cartacea o digitale?! Le ripercussioni sul tuo servizio
L’utilizzo di una grande quantità di carta influisce negativamente sull’attività quotidiana di ogni studio con conseguenze negative oltre che sui collaboratori anche sui clienti. iPratiche è la soluzione proposta al problema per la dematerializzazione documentale.
Il risparmio di carta / inchiostro è una buona abitudine, fondamentale per salvaguardare il pianeta.
L’argomento è infinitamente ampio e spazia dall’energia necessaria per la produzione della carta e inchiostro fino all’impatto ambientale.

Ma a quanto ammonta il consumo cartaceo quotidiano negli uffici?
Produciamo sempre più carta e la maggior parte di essa è utilizzata in ufficio per realizzare: block notes, carta in risme per stampe e fotocopie. È stato stimato che in Italia negli uffici si consumano circa 1,2 milioni di tonnellate di materiali cartacei, con un consumo per impiegato di ben 80 kg all’anno, per un totale di 240 miliardi di fogli che equivalgono all’abbattimento di più di 20 milioni di alberi e all’emissione di oltre 4 milioni di tonnellate di CO2.

Pensiamoci bene... serve davvero?
Prima di mandare in stampa una pagina concediamoci alcuni secondi di riflessione e facciamoci una semplice domanda: ciò che stiamo per stampare è indispensabile avere la copia stampata o possiamo farne a meno? Ci accorgeremo che, spesso, sceglieremo la seconda risposta.

Risparmio di carta in ufficio, perché è così importante? ...prima di dare buoni consigli…bisogna dare buoni esempi!
Quello dell’uso spropositato di carta è un problema che riguarda tutto il mondo, ma per fortuna possiamo contribuire a migliorare le cose usando ad esempio gli strumenti digitali come iPratiche. “iPratiche” vuole essere un invito a seguire semplici accorgimenti per realizzare significativi miglioramenti ambientali e, al contempo, apportare risparmi economici a partire dal proprio ambiente di lavoro, in questo caso il tuo ufficio. Non Puoi Non Sapere.
Sicurezza, backup iPratiche
Sono tanti i punti di forza del sistema, per questo abbiamo messo a disposizione la Live Demo,
per scoprire i vantaggi e provare la potenzialità della piattaforma.
COME FUNZIONA
iPratiche Come funziona 1 2 3 4 5 6 AREA STUDIO TASKCLIENTI-UTENTI PREVENTIVI COLLOQUIO iPratiche Gestione Pratiche POST-CONCLUSIONE DEFINIZIONEPRATICA CREAZIONEUTENTI TASK (controlloacquisizionedoc. file) (caricamento file richiesti) AREA CLIENTI DRIVE

Pratica Journey

1

Primo contatto ↔ Gestione LeadCOLLOQUIO

⇨ Primo contatto col cliente (avviene solitamente per telefono o per email): Acquisizione dei suoi contatti, della fonte del contatto, di sommarie note sulla pratica da compiere, fissazione di un appuntamento.
⇨ Colloquio col cliente e Esame analitico della sua situazione: Formulazione di domande, con risposte su elementi poi necessari per la conclusione della pratica. Ad es. in una compravendita: regime patrimoniale tra coniugi, prezzo, trattamento fiscale, ecc.

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2

Definizione ↔ CreazionePRATICA

⇨ Definisci / Crea tipologia della pratica, Rif., data e ora della Conclusione / Stipula e Stato pratica.
⇨ Crea la Pratica.
⇨ Nella “Lista Pratiche” si trovano tutte le informazioni aggregate: utente associato, i Task assegnati, le scadenze ecc.

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3

Gestione Clienti ↔ UtentiUTENTI

⇨ Crea una scheda per l’utente/cliente e collegala alla Pratica creata in precedenza e assegna un Ruolo (Cliente Privato – Cliente PA – Avv. – Commercialista – Notaio ecc..).
⇨ Da questo momento, l’utente avrà la possibilità di accedere alla sua area dedicata per: consultare i preventivi ricevuti, i Task a lui assegnati, la lista dei documenti richiesti necessari per concludere la pratica, caricare nel Drive dedicato i file richiesti, leggere le News dello studio, notifiche ricevute, consultare i documenti ricevuti ecc.

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Calcolo ↔ Gestione ↔ AssociazionePREVENTIVI

⇨ Prima raccolta e primo esame dei documenti. ⇨ Elabora il preventivo e assegnalo all’utente desiderato. Una volta assegnato, il cliente potrà consultarlo nella sua area dedicata.
⇨ N.B. il format del preventivo è indirizzato agli studi notarili; tuttavia, su richiesta, è possibile ottenere altri moduli per i preventivi integrati nel tuo pannello e dedicati alla tua attività.
⇨ P.S. è possibile integrare i moduli “AppNotarius Calcolo Automatico Preventivi Atti Notarili” nel sistema Gestione Pratiche… vedi il software dedicato.

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5

Acquisizione Documenti ↔ IstruttoriaTASK ↔ RICHIESTE

1 - Crea e Assegna i Task ↔ Richieste doc. all'Utente e/o allo Studio (comprensivi di liste dei documenti da produrre). È possibile creare e assegnare più Task allo stesso utente/Pratica. Inoltre, è possibile creare dei Task ed assegnargli allo stesso Studio (attraverso la creazione di un Utente con il Ruolo "Questo Studio") per l’esecuzione degli adempimenti preliminari e relativi controlli; (es. visure ipotecarie, visure reg. imprese, lettura atti di provenienza, certificazioni anagrafiche ecc.).
2 - L’Utente/Cliente/Studio CONSULTA la lista dei documenti richiesti, CARICA I FILE nella sua area dedicata ed in fine AGGIORNA LO STATO DEL TASK.
3 - Una volta completato il Task, lo Studio potrà CONTROLLARE E SCARICARE I DOCUMENTI ACQUISITI nella sessione “Drive Acquisizione Documenti”.
Se dopo il controllo finale dei Task, gli stessi risultano mancanti di documentazioni, file illeggibili o per altre integrazioni ecc… lo Studio potrà modificare, riaprire e chiudere i Task oppure crearne altri per la stessa Pratica/Utente ed impostare notifiche per il nuovo Stato.

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Note ↔ ArchiviazionePOST-CONCLUSIONE

⇨ Caricare i documenti relativi alla Pratica Conclusa / Stipulata nella sessione “Drive Documenti Inviati”: il cliente riceverà automaticamente una notifica via email avvisandolo del nuovo documento a sua disposizione.
⇨ Invia al cliente delle Note conclusive (le notifiche sono visibili sempre nella area dedicata del cliente). Ad es. Andrebbero ricordate al cliente alcune scadenze: obbligo di trasferire la residenza entro 18 mesi, obbligo di eseguire la fusione catastale entro 3 anni, obbligo di vendere entro un anno, obbligo di fare l'atto ricognitivo della condizione entro 20 giorni, ecc.

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MODULI INTEGRATI E AGGIUNTIVI
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
Tutto sotto il tuo controllo
Comodo Dashboard dotato di strumenti creati appositamente e personalizzati per avere un quadro generale del sistema

Archivio Digitale Drive dedicato
Il digitale garantisce l’integrità dei documenti. iPratiche mette a disposizione Drive dedicato bidirezionale.
Postazioni Accessi illimitati
Accesso alla piattaforma tramite qualsiasi browser installato nel proprio dispositivo senza limiti di postazioni ecc.
SCADENZARIO TASK E STIPULE
Controllo delle scadenze con un click. Due moduli integrati per controllare lo Stato di acquisizione documenti e le Stipule.
Elaborazione dei Preventivi
Modulo integrato per calcolare i preventivi notarili. È possibile ottenere altri format per preventivazione dedicata.
Calcolo automatico Prev. Notarili
È possibile attivare l'integrazione con il sistema del calcolo AUTOMATICO di preventivi degli atti notarili (optional).
Elaborazione Ricevute
Il sistema è dotato di un modulo per generare le Ricevute, con la possibilità di inserire manualmente il numero/data.
Note interne per il "Workflow"
Modulo separato dal "iter" dedicato alle Note interne (ad es.  per pre-impostare testi, guide e regolamenti interni ecc.).
Spese Costi
Area dedicata per inserire le spese e/o dei costi sostenuti. Utile ai fini statistici. Possibilità di sviluppare le funzioni.
Report Statistiche
Elaborazione di numerosi report per le varie statistiche: colloqui, pratiche, task, preventivi, Bilancio Ricevute / Spese.
News Board
Modulo pubblicazioni delle News, notifiche e comunicazioni generali nelle aree dedicate di tutti i tuoi utenti.
Email / SMS dal tuo Pannello
Possibilità di inviare notifiche e alert via Email e/o SMS. Per quest'ultimi è necessario acquistare dei crediti.
INDIRIZZO E MODALITÀ D'USO
iPratiche è la soluzione ottimale per tutte le aziende e tutti gli studi professionali: studi notarili, studi legali, studi commercialisti, consulenti del lavoro e tutti le altre attività che producono grandi quantità di documenti, gestiscono vari tipi di pratiche, acquisizione documenti e la governance dei dati.
Il servizio è erogato in Cloud con il modello abbonamento mensile SaaS (Software as a Service) con piani pre-configurati oppure in base alle esigenze.
La piattaforma è ospitata nei nostri server ubicati in Data Center Italia.
Potrai accedere al tuo pannello dedicato senza limiti (postazioni illimitate) da qualsiasi dispositivo anche in mobilità.
                               
CARATTERISTICHE TECNICHE
Alcuni aspetti su: Tecniche adottate / Aspetto Grafico / Sicurezza / Privacy:
Controllo, report integrati e analitica generale
2 livelli di accesso: amministrazione, operatori / clienti / utenti
Invio notifiche e alert tramite E-mail / SMS anche automatici
Upload nel Drive: Il sistema accetta vari tipi di formati di file (csv, png, jpg, jpeg, pdf, docx, doc, xls, xlsx, p7m, zip)
Cookies: durante il regolare funzionamento del servizio, nessun dato viene raccolto in forma che possa essere intelligibile ed utilizzato per altri scopi. Tutti i dati (credenziali di accesso) sono mantenuti sul server in forma criptata e non sono mai direttamente intelligibili da parte di chi gestisce i server. Tuttavia, per una questione di sicurezza, viene tenuta traccia, tramite appositi logs, degli accessi effettuati dai clienti per eliminare un eventuale uso non autorizzato del sistema
Responsive Design: il sistema è in grado di adattarsi ai dispositivi coi quali venga visualizzata (pc, tablet, smartphone ecc...)
Compatibilità browser: supportati i browser più comuni installati nei dispositivi compreso Android e IOS (Edge, Firefox, Safari, Chrome e Opera)
User-Friendly (Usabilità): Intuitiva; estrema facilità di utilizzo
SSL/HTTPs: il sistema è compatibile con tutti i tipi di Certificati di Sicurezza
L'utilizzo di iPratiche non comporta nessun cambiamento di programmi già in dotazione allo studio, infatti è una piattaforma cloud
Lingue: italiano. E' possibile aggiungere altre lingue su richiesta
Backup e Sincronizzazione automatica: i nostri server sono già dotati di un sistema backup avanzato (copie giornaliere X30GG), tuttavia, puoi sincronizzare automaticamente i file del tuo Drive Dedicato con i tuoi dispositivi locali tramite programmi terzi che utilizzano il protocollo FTP (ese. FreeFileSync, FTPbox ecc... oppure fare delle copie manuali con FileZilla ecc.)
Totale Privacy al 100% e conforme al GDPR: la nostra soluzione è pienamente conforme al GDPR. NON perché il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE ce lo impone, ma perché riteniamo che si tratta di un diritto naturale oltre ad aver sempre a cuore il tema sulla privacy. La soluzione che stai usando per la gestione delle pratiche è pienamente conforme al GDPR? Scopri il nostro WHITE PAPER SUL GDPR.
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