Come funziona - Knowledge Base

Vai ai contenuti
iPratiche Come funziona 1 2 3 4 5 6 AREA STUDIO TASKCLIENTI-UTENTI PREVENTIVI COLLOQUIO iPratiche Gestione Pratiche POST-CONCLUSIONE DEFINIZIONEPRATICA CREAZIONEUTENTI TASK (controlloacquisizionedoc. file) (caricamento file richiesti) AREA CLIENTI DRIVE
Colloquio
⇨ Primo contatto col cliente (avviene solitamente per telefono o per email): Acquisizione dei suoi contatti, della fonte del contatto, di sommarie note sulla pratica da compiere, fissazione di un appuntamento.
⇨ Colloquio col cliente e Esame analitico della sua situazione: Formulazione di domande, con risposte su elementi poi necessari per la conclusione della pratica. Ad es. in una compravendita: regime patrimoniale tra coniugi, prezzo, trattamento fiscale, ecc.

Colloqui
Pratica
⇨ Definisci / Crea tipologia della pratica, Rif., data e ora della Conclusione / Stipula e Stato pratica.
⇨ Crea la Pratica.
⇨ Nella “Lista Pratiche” si trovano tutte le informazioni aggregate: utente associato, i Task assegnati, le scadenze ecc.

Definisci / Crea tipologia della pratica
Creare Utenti / Clienti
⇨ Crea una scheda per l’utente/cliente e collegala alla Pratica creata in precedenza e assegna un Ruolo (Cliente Privato – Cliente PA – Avv. – Commercialista – Notaio ecc..).
⇨ Da questo momento, l’utente avrà la possibilità di accedere alla sua area dedicata per: consultare i preventivi ricevuti, i Task a lui assegnati, la lista dei documenti richiesti necessari per concludere la pratica, caricare nel Drive dedicato i file richiesti, leggere le News dello studio, notifiche ricevute, consultare i documenti ricevuti ecc.

Creare Utenti / Clienti
Gestione Preventivi
⇨ Elabora il preventivo e assegnalo all’utente desiderato. Una  volta assegnato, il cliente potrà consultarlo nella sua area dedicata.
⇨ N.B. Ci sono due format per generare dei preventivi, un format è indirizzato agli studi notarili ed uno per i preventivi generici;  tuttavia, su richiesta, è possibile ottenere altri moduli per i  preventivi integrati nel tuo pannello e dedicati alla tua attività.
⇨ P.S. è possibile integrare i moduli “AppNotarius Calcolo  Automatico Preventivi Atti Notarili” nel sistema Gestione Pratiche… vedi il software dedicato.

Preventivo notarile

Generare preventivi notarili

Preventivo generico


Gestione Tasks ↔ To-Do
iPratiche come To-Do List
Il sistema permette di gestire una lista di cose da fare e quindi adatto agli imprenditori che gestiscono da soli attività ripetitive. iPratiche permette di semplificare il processo di gestione delle varie attività e non richiede specifiche competenze per poterlo utilizzare. Tipicamente un To-Do List software offre la possibilità di:
 
  • Creare e condividere elenchi di cose da fare: puoi creare un elenco di attività e assegnarle a te stesso o ai tuoi colleghi.
  • Tracciare le attività: puoi impostare avvisi per ricordare all'utente le attività che si stanno avvicinando alla data di scadenza.
  • Assegnazione di priorità alle attività mediante etichette: puoi aggiungere colori o etichette per contrassegnare le attività importanti.
  • Queste caratteristiche rende iPratiche To-Do-list un'ottima soluzione per la gestione delle attività personali, quindi ideale per imprenditori singoli, liberi professionisti o piccoli team di quattro o cinque persone al massimo.

iPratiche come Task Management per pianificare le attività
iPratiche Task Management è ideale per i team che lavorano su progetti comuni e offre funzionalità di gestione delle attività più avanzate. Ad esempio, è possibile gestire le attività in modo più dettagliato, visualizzandole secondo il metodo Kanban o utilizzare un sistema a punti per capire visivamente lo sforzo necessario per completare un'attività.

Come farlo in iPratiche:
  1. Crea e Assegna i Task ↔ Richieste doc. all'Utente e/o allo Studio (comprensivi di liste dei documenti da produrre). È possibile creare e assegnare più Task allo stesso utente/Pratica. Inoltre, è possibile creare dei Task ed assegnargli allo stesso Studio (attraverso la creazione di un Utente con il Ruolo "Questo Studio") per l’esecuzione degli adempimenti preliminari e relativi controlli; (es. visure ipotecarie, visure reg. imprese, lettura atti di provenienza, certificazioni anagrafiche ecc.).
  2. L’Utente/Cliente/Studio CONSULTA la lista dei documenti richiesti, CARICA I FILE nella sua area dedicata ed in fine AGGIORNA LO STATO DEL TASK.
  3. Una volta completato il Task, lo Studio potrà CONTROLLARE E SCARICARE I DOCUMENTI ACQUISITI nella sessione “Drive Acquisizione Documenti”.

Se dopo il controllo finale dei Task, gli stessi risultano mancanti di documentazioni, file illeggibili o per altre integrazioni ecc… lo Studio potrà modificare, riaprire e chiudere i Task oppure crearne altri per la stessa Pratica/Utente ed impostare notifiche per il nuovo Stato.

In sintesi, un Task Management software ti permette di:
  • Pianificare le attività del team: puoi creare e assegnare compiti ai membri del team inserendo una descrizione dell'attività, la data di scadenza e altri utili dettagli.
  • Monitorare l'avanzamento dell’attività: puoi visualizzare le attività completate e in sospeso; entrare nei dettagli delle attività non ancora completate e visualizzare la percentuale di completamento.
  • Modificare e assegnare una priorità alle varie attività: puoi copiare e riutilizzare interi elenchi di attività, contrassegnare le attività utilizzando etichette e usare diversi colori per definire la priorità di ogni attività.
  • Ricevere notifiche sulle attività: puoi inviare notifiche via email per avere un promemoria sulle attività imminenti.

Queste caratteristiche consentono di ridurre gli errori di gestione delle attività e risultano utili nella pianificazione delle attività. È inoltre possibile visualizzare le interdipendenze delle attività per identificare chi deve completare il proprio lavoro per poter sbloccare il task di altri.

Gestione Tasks e To-Do List

STEP E LOGICA FUNZIONAMENTO DEI TASK
1 - Lo Studio CREA e ASSEGNA I TASK / RICHIESTE - comprensivi di una lista dei documenti da produrre ecc. - ALL’UTENTE oppure ALLO STUDIO STESSO.
È possibile creare e assegnare più Task allo stesso utente / Pratica. Inoltre, creare dei Task ed assegnargli allo stesso Studio (attraverso la creazione di un Utente con il Ruolo "Questo Studio") per esecuzione adempimenti preliminari e controlli; ad es. visure ipotecarie, visure reg. imprese, lettura atti di provenienza, certificazioni anagrafiche ecc...
2 - L’Utente/Cliente/Studio CONSULTA la lista dei documenti richiesti, CARICA I FILE nella sua area dedicata ed in fine AGGIORNA LO STATO DEL TASK / RICHIESTA.
3 - Una volta completato il Task, lo Studio potrà CONSULTARE E SCARICARE I DOCUMENTI ACQUISITI nella sessione “Drive Acquisizione Documenti Ricevuti”.

N.B: Se dopo il controllo finale dei Task risulta mancanza nelle documentazioni, file illeggibili o per altre integrazioni ecc… lo Studio avrà la possibilità di modificare, riaprire, chiudere e cambiare lo Stato del Task oppure crear altri Task per la stessa Pratica / Utente ed inviare notifiche automatiche.

Assegnare il Task (già creato) ad un Utente
Per assegnare il Task già creato ad un Utente/Cliente oppure ri-assegnarlo ad un altro utente, bisogna farlo proprio dalla Lista Task: Vai allo Step 5 - Tasks Pratiche / Richieste > Lista Task ed assegna il task desiderato all'utente come mostrato nelle figure.

1

2


Inviare notifiche via email di promemoria al destinatario del Task
Oltre alla la funzione "Email / SMS Alert", potrai inviare automaticamente una email di promemoria al destinatario del Task ancora aperto, ad es. per ricordarlo che dovrà completare la richiesta dello Studio.
Come fare: clicca sull'icona come mostrato nella figura e poi su "Invia notifica".
1


2
Note ↔ Post-Conclusione
Note ⇨ Caricare i documenti relativi alla Pratica Conclusa / Stipulata nella sessione “Drive Documenti Inviati”: il cliente riceverà automaticamente una notifica via email avvisandolo del nuovo documento a sua disposizione.
⇨ Invia al cliente delle Note conclusive (le notifiche sono visibili sempre nella area dedicata del cliente). Ad es. Andrebbero ricordate al cliente alcune scadenze: obbligo di trasferire la residenza entro 18 mesi, obbligo di eseguire la fusione catastale entro 3 anni, obbligo di vendere entro un anno, obbligo di fare l'atto ricognitivo della condizione entro 20 giorni, ecc.

Note ↔ Post-Conclusione

© copyright 2019-2021 Tutti i diritti riservati. iPratiche® è brand di HB INFORMATICA
Via Leoncavallo, 27 - 36077 Altavilla Vicentina (VI) | P.IVA: 04214190243 | REA: VI-387883
Torna ai contenuti